Copropriété Comprendre le fonctionnement de la copropriété Documents extranet syndic
À compter du 1er juillet 2020, les syndics de copropriété devront respecter la liste minimale des documents à mettre à disposition des copropriétaires via un extranet sécurisé. La FNAIM fait le point sur cette liste fixée par le décret du 23 mai 2019.
Dernière mise à jour : janvier 2020
Depuis le 1er janvier 2015, la loi ALUR impose aux syndics de copropriété de mettre à disposition des copropriétaires et du conseil syndical, un extranet sécurisé afin qu’ils puissent consulter les documents relatifs à la copropriété, les télécharger et les imprimer.
Copropriétaires et conseil syndical ayant des besoins différents en termes d’informations, un accès différencié doit être mis en place en fonction de la nature des documents.
La connexion à l’extranet doit se faire via un identifiant personnel pour garantir la sécurité des données et la fiabilité de l’authentification de chaque copropriétaire.
Dans le cadre de la convocation à l’assemblée générale, la mise à disposition des documents dans l’extranet pourra se substituer à l’envoi courrier sous réserve de l’accord du copropriétaire. La convocation précise alors expressément que ces documents sont accessibles en ligne et la durée de la mise à disposition.
Le syndic de copropriété est tenu d’actualiser les documents mis à disposition dans l’extranet au minimum une fois par an, dans les 3 mois précédant l’AG annuelle.
Notons que l’assemblée générale dispose, toutefois, de la possibilité de dispenser le syndic de mettre en place un extranet (décision prise à la majorité absolue).
Jusqu’à présent, la loi ALUR ne précisait pas le contenu devant être mis à disposition dans l’extranet, mais, voyant que de nombreux syndics ne jouaient pas le jeu de la transparence, un nouveau décret a été signé pour définir ce point.
Le décret du 23 mai 2019, pris en application de la loi ELAN du 23 novembre 2018, vient ainsi préciser la liste minimale des documents dématérialisés qui doivent être mis à disposition des copropriétaires et maintient le principe de différenciation d’accès entre copropriétaires.
Pour les copropriétés ayant décidé de ne pas exempter leur syndic de l’obligation de mettre en place un extranet, la mise en ligne de ces documents devra être effective pour le 1er juillet 2020 au plus tard.
Cette liste comprend les documents relatifs à la gestion de l’immeuble et concernent ainsi l’ensemble des copropriétaires de l’immeuble :
Chaque copropriétaire doit également avoir à disposition des documents relatifs à son propre lot :
Le décret précise également une liste de documents relatifs à la gestion de l’immeuble mais uniquement consultables par les membres du conseil syndical afin de pouvoir mener à bien leurs missions d’assistance et de contrôle.
S’agissant d’une liste minimale, rien n’empêche le syndic d’aller plus loin que ce cadre réglementaire et d’apporter davantage de visibilité aux documents qu’il jugera nécessaires en fonction de la qualité du propriétaire.
Le décret entrera en application à partir du 1er juillet 2020, le conseil syndical se devra de veiller au respect de cette liste de documents établie et de réclamer au syndic tout document manquant.