Participation et vote aux assemblées générales de copropriété

Article validé par un juriste FNAIM
Dernière mise à jour : juin 2024

Ces mesures entrées en vigueur avec la publication du décret du 27 juin 2019 qui en précise les conditions d’application. Elles ont été complétées ou modifiées depuis par l’ordonnance du 30 octobre 2019 portant réforme du droit de la copropriété des immeubles bâtis et son décret d’application du 2 juillet 2020.

Depuis la loi ELAN, la participation aux assemblées générales a été facilité et modernisé. Il est désormais possible d'assister à la réunion autrement qu’en étant présent physiquement ou en donnant sa procuration à une autre personne pour pouvoir voter, d’autres moyens de participation étant possibles.

Le décret du 27 juin 2019 vient ainsi préciser les modalités de ces changements.

Vote électronique aux assemblées générales

Les copropriétaires peuvent désormais participer aux assemblées générales de copropriété par :

• présence physique
• visioconférence
• audioconférence
• par tout autre moyen de communication électronique

Le vote par correspondance sera également possible : les copropriétaires peuvent voter par correspondance avant la tenue de l'assemblée générale, au moyen d'un formulaire établi conformément à un modèle fixé par l'arrêté du 2 juillet 2020 fixant le modèle de formulaire de vote par correspondance aux assemblées générales de copropriétaires.

Si la résolution objet du vote par correspondance est amendée en cours d'assemblée générale, le votant par correspondance ayant voté favorablement est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution.

Modalités d’application

Il revient à l’assemblée générale de décider des moyens et supports techniques que pourront utiliser les copropriétaires afin de participer aux assemblées à distance. Pour ce faire, des devis pourront être initiés par le syndic ou le conseil syndical afin d’acter les supports retenus, dont les coûts seront à la charge du syndicat des copropriétaires.

Les supports choisis devront permettre :

• la transmission des votes des copropriétaires non présents physiquement
• la retransmission continue et simultanée de l’assemblée générale afin qu’ils puissent suivre les différentes délibérations

L’assemblée générale doit également veiller, lors du choix des supports, qu’il sera possible de vérifier la bonne identité de chaque participant à distance.

Par la suite, lorsqu’un copropriétaire souhaitera participer par voie dématérialisée à l’assemblée générale, il devra en informer le syndic de copropriété au plus tard trois jours francs avant l’assemblée.

L’émargement de la feuille de présence n’est par conséquent pas requis pour les participants à distance, mais celle-ci doit notifier si le copropriétaire participe par voie dématérialisée.
La feuille de présence doit être certifiée exacte par le président de séance désigné par l’assemblée générale.

Si lors de leur participation à distance, des copropriétaires n’ont pas pu transmettre leurs votes en raison d’incidents techniques, ils doivent être mentionnés dans le procès-verbal sur un registre spécialement ouvert à cet effet.

Mandats de vote : quelques rappels

Lorsqu’un copropriétaire ne peut être présent à l’assemblée générale, il peut se faire représenter par une autre personne.

Pour cela, deux options possibles :

• Désigner un mandataire

Le copropriétaire absent peut choisir la personne de son choix pour le représenter : un autre copropriétaire qui sera présent à l’AG ou une personne extérieure à la copropriété.
Dans les deux cas, il devra indiquer le nom de la personne sur le mandat se trouvant avec la convocation à l’assemblée générale, le signer, et le remettre au mandataire qui pourra ainsi le présenter en début d’assemblée.

• Donner un pouvoir en blanc

Il est également possible de se faire représenter sans désigner quelqu’un, on appelle cela un « mandat ou un pouvoir en blanc ». Il est d’autant plus conseillé, dans ce cas, de préciser dans le mandat les consignes de vote.

Rappel sur les règles de représentation en cas de démembrement de propriété depuis l’ordonnance du 30 octobre 2019

Les indivisaires sont représentés par un mandataire commun qui est, à défaut d’accord, désigné par le président du tribunal judiciaire saisi par l’un d’entre eux ou le syndic.

En cas d’usufruit, les intéressés sont représentés par le nu-propriétaire à défaut d’accord. En cas de pluralité de nus-propriétaires, le mandataire commun est, à défaut d’accord, désigné par le président du tribunal judiciaire.

La désignation du mandataire commun se fait aux frais des indivisaires ou des nus propriétaires.

Enfin, dans les autres hypothèses de démembrement du droit de propriété, les intéressés sont représentés par le propriétaire, à défaut d’accord.

Ce qui a changé avec la loi ELAN

• Le cumul des pouvoirs

En principe, le mandataire ne peut recevoir plus de trois mandats de vote. Par exception, il peut en recevoir davantage dans la mesure où le total des voix dont il dispose pour son propre compte et pour celui de ses mandants n'excède pas 10 % des voix du syndicat.
Par ailleurs, la loi ELAN permet aux époux copropriétaires de recevoir chacun des mandats de vote.

• La subdélégation du mandat

Le mandataire désigné peut si nécessaire subdéléguer le mandat reçu à une autre personne à condition que si cela ne soit pas interdit par le mandat.

• La remise des mandats par le syndic

Le syndic ne peut pas conserver un mandat en blanc ou le distribuer lui-même à un mandataire de son choix.

• La liste des personnes ne pouvant recevoir de mandat ni présider l’AG

- Le syndic et son conjoint*
- Les ascendants et descendants du syndic ainsi que ceux de son conjoint*
- Les préposés du syndic et leur conjoint*
- Les ascendants et descendants des préposés du syndic ainsi que ceux de leur conjoint*

* ou concubin ou partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité